各位网友们好，相信很多人对档案管理方法和技巧都不是特别的了解，因此呢，今天就来为大家分享下关于档案管理方法和技巧以及档案整理的方法与技巧的问题知识，还望可以帮助大家，解决大家的一些困惑，下面一起来看看吧！
本文目录一览
1、人事档案整理步骤
2、档案管理方式详细资料大全
人事档案整理步骤
人事档案整理步骤
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，以下是我为大家整理人事档案整理步骤相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！
第一步：分类
按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类：履历材料。这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。
第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。
第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部 勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据利用工作实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。
第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次修订中 调整到第四类。
第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料 规定归在第五类。
第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。
第七类：表彰奖励材料。这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次 规定归在第七类。
第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、 裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。
第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》应归在第九类。
第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。第十类包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也入此类。
档案材料的分类有两点说明：（一）第四类、第九类材料的二级分类第四类、第九类材料内容复杂、数量众多，都处于动态变化中，由低到高、由少到多、为了便于添加材料、方便查找，还需要采用二级分类法，即对这两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说：
第四类材料二级分类分为：
1、学历学位材料；
2、职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；
3、反映科研学术水平的材料；
4、培训材料等。
第九类材料二级分类分为：
1、工资材料；
2、任免材料；
3、出国（境）材料；
4、参加会议的代表登记表等其它材料。
今后，报送的新任市管干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。
（二）内容交叉材料的分类
1、以自传为主的履历或简历表归第二类。
2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。
3、享受政府特殊津贴材料归第七类。
4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。
5、中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。
第二步，排序
排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。
具体方法有：按材料形成的时间排序 用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。
第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
2、按材料的内容以及材料之间的内在联系排序 用于第五、六、八类材料。
其中，第五类和第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。
第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料， 编写页数。
第三步，编目
修订后的目录与旧目录的不同：
一是“类号”改为“序号”；
二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”；
三是删除“份数”栏。
编目的具体要求是：
1、档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨 复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。
2、每类目录之前应注明材料类号和类别名称。
3、“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至‘十’，二级分类的类号用（一）至（四），序号用 数字。
4、“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可 当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
5、“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。 的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。
6、“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。
7、“备注”填写需要说明的情况。归档材料 内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表， 件等。
8、每类目录之后须留出 量的空格，供补充档案材料时使用。
特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行，小类空三行。
第四步：技术加工
技术加工对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。
1、对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行 。 件应附在原件后，与原件作为一件。
2、幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的`档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开 。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。
3、幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。
4、档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。
5、档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
第五步：装订
档案目录置于卷首，干部职务变动登记表排列其后，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便 。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求，报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等；书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
档案管理的方法和技巧
(一)要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保“集中 管理”。
“集中 管理”就是 、 机构、 制度、 监督和指导，为了提高档案员及 要案员的业务水平，今年六月下旬，我们特邀专业 师前来举办档案管理培训，对部门及公司十名 档案员进行为期七天的培训。这次培训的特点是理论结合实际操作，培训内容针对各 档案员所在部门形成的档案进行详细讲解，授课内容分别为：文书、科技、会计档案等基本知识，培训时要求每个 档案员带未整理装订的资料，面对面、手把手地指导他们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训，效果显著，也为单位档案管理达 2A 奠定了良好的基础。
(二)要求无纸化办公，每个岗位都形成 文档。
这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和 文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息 实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过 管理制度和管理方法来解决。
(三)档案工作既是单位重要基础工作之一，也是 档案的重要组成部分。
为了规范档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用档案信息 ;提高整体管理水平，以便更好地为生产和发展服务。总之，企业档案工作要 应档案管理 化的需要，档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于 ，与企业发展同步。
(四)服务创新
在信息化环境下，档案管理工作在服务内容与服务方式等方面，都要对传统档案服务利用工作进行改变。首先，要对信息服务理念进行树立，在深入广泛应用信息系统的过程中，大量优质的 信息文件 逐渐形成，越来越多的信息系统用户，使信息服务工作面临着越来越广、越来越多的服务要求。因此，有关人员要对信息服务的理念进行树立。其次，还要强调主动服务，在对用户潜在需求进行调查了解的基础上，对不同层次、不同内容的信息 进行有针对性的开发、利用和提供。再次，还要在信息服务方式上进行创新。
档案管理的方法和技巧
一、观念创新，使档案在服务中发挥经济效益
(一)要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。
随着产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，单位也由计划经济下按计划完成工作任务，逐步走出去开辟市场，完成亿元以上的货币工程量，逐步由承建二级路面建设，转为参与强烈的市场竞争，承建一级路面的建设任务，因此，档案管理人员也要为接收和管理好这一类科技档案而转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入施工一线，熟悉了解施工工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。
(二)要确立档案是资产的观念。
在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计、预算到整个工程竣工，无不包含着一代甚至几代 者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。档案是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。
(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。
在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，如各种设计资料、预算、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料，关键时刻能产生好的经济效 社会效益。
二、体制创新，使档案工作 应 企业的高速发展
企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要 应 企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
(一)机构创 核心是精简。
无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的.管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中的主要任务和职责是负责单位各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通过计算机网络与各分公司、各部室实施联网，从而达到各种信息 的联合开发和 共享，真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合 企业精干、高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。
(二)机制创 关键是高效。
企业进行整合改造的目的是 应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效 社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案 成为企业科技创新、技术改造的 之一。
(三)制度创 实质是要从企业的实际出发，回顾多年来的档案工作实践， 支持固然重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。
目前看来， 合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各分公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须制定较为详尽的制度，不断创新单位档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及 档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，制定考核办法进行总结考评。职责明确，奖罚分明，从而调动档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。
;档案管理方式详细资料大全
档案管理方式，即怎样管理您的日常档案，管理你的日常档案的方法。档案管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的档案将通过资料夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最 的方法就是分类管理。
基本介绍
中文名 ：档案管理方式 概念 ：管理你的日常档案的方法 目的 ：方便保存和迅速提取 方法 ：分类管理 特点 ：科学化、规范化 相关系统 ：档案管理系统 管理原因,管理方法,第一招,第二招,第三招,第四招,第五招,第六招,第七招,第八招,日常管理,跟踪管理,定位管理,卡片管理,制度管理,管理原因
成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“ 管理器”中，也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬碟 又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台 电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的档案真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。 档案管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的档案将通 过资料夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最 的方法就是分类管理，从硬碟分区开始到每一个资料夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为 小小、多个层级的资料夹，建立合理的档案保存架构。此外所有的档案、资料夹，都要规范化地命名，并放入最合 的资料夹中。这样，当我们需要什么档案时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事， 他们习惯了随手存放档案和辛苦、茫无头绪地查找档案。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的档案管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不 合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。管理方法
第一招
有很多理由让我们好好地利用“ 文档”，它能方便地在桌面上、开始选单、 管理器、保存/打开视窗中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存档案。我们可以利用“ 文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的档案存储在这里。至于“ 文档”存储在C糟，在重灌系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“ 文档”，选择“属性”。在弹出的“ 文档 属性”视窗中，单击目标资料夹下的“移动”按钮，然后在 视窗中指定我们刚创建的资料夹。重灌系统后再次执行以上操作，再重新指向此资料夹即可，即安全又便捷。 小提示 如果你使用Windows 2000/XP，则移动“ 文档”资料夹时，其下的所有档案会自动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:\My Documents下的所有档案手工移到新指定的资料夹中，否则可能会丢失数据。第二招
资料夹是档案管理系统的骨架，对档案管理来说至关重要。建立 合自己的资料夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软体、硬体的类别建立资料夹;而很多 师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立资料夹。 同类的档案名称字可用相同字母前缀的档案来命名，同类的档案最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软体打开。这样，当我们想要找到一个档案时，能立刻想到它可能保存的地方。第三招
资料夹里的数目不应当过多，一个资料夹里面有50个以内的档案数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个档案，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些档案，或将此资料夹分为几个档案或建立一些子资料夹。另一方面，如果有资料夹的档案数目长期只有少得可怜的几个档案，也建议将此资料夹合并到其他资料夹中。第四招
分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个资料夹就应当是一级资料夹， 师本学期所教授的课程、所管理班级的资料资料夹，也应当是一级资料夹。资料夹的数目，资料夹里档案的数目以及资料夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。第五招
为档案和资料夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此资料夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起档案的大概内容，能就是好的名称。要为电脑中所有的档案和资料夹使用 的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你 到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。 另外，从排序的角度上来说，我们常用的资料夹或档案在起名时，可以 些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个资料夹或档案相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“”，这可以使这些档案和资料夹排列在同目录下所有档案的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“”，以此类推。 此外，档案名称要力求简短，虽然Windows已经支持长档案名称了，但长档案名称也会给我们的识别、浏览带来混乱。第六招
如果一年前的档案还和你现在正要处理的档案摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的档案，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯。以 师为例，上学期教授课程的教案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的资料夹中，甚至于刻录到光碟中。而并本学期的一些文档， 要经常访问，最好放置在“ 文档”中以方便时时访问。对于 师来说，一个学期就是一个周期，过一个周期，就相应地处理本周期的资料夹。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对资料夹、档案进行归档。 小提示 为了数据安全，及时备份是必需要的，有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》，及时备份档案并删除不需要再使用的档案。第七招
如果我们经常要快速访问档案或资料夹，那可以右击选择“创建捷径”，再将生成的捷径放置到你经常停留的地方。当然，当档案和资料夹不再需要经常访问时，你需要及时将捷径删除，以免捷径塞堵了太多 或牵扯了你的注意力。第八招
建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能 提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。 如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的资料夹个数与位置，还有为重要的资料夹制订档案命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。 也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习惯于看到井井有条的档案与资料夹，并享受高效管理带来的快 了。日常管理
为了便于使用档案，能随时查取，档案的日常管理要尽量做到科学化、规范化。跟踪管理
公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确 其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。 “日记实”，是对办公室档案在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅档案时的 工具。一般用档案跟踪单记录。 档案跟踪单呈卡片形式，每一类型的档案跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央档案、内刊，省委档案、内刊，省 *** 档案、内刊，市委档案、内刊，市 *** 档案、内刊分别放在各自的盒子里。档案收回后，跟踪单自行作废。定位管理
把送阅、送办的档案取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是： 按档案长、宽制作 当厚度的档案盒(塑胶盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有档案名称称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把档案橱分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依档案盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次．运转回来的档案，分层次按序人位。卡片管理
在档案管理工作中，为了便于查找，档案 取编制“档案卡片”形式管理。“档案卡片”是以卡片形式揭示本单位档案内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的档案信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为 提供和利用信息。“档案卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。 编制档案卡片应注意以下几种情况： 1．凡遇到按档案标题填写不合逻辑时，要按照实际情况更改标题。例如有些统计表，往往是上级组织直接 印发的，标题往往用“全国×××统计表”，这类表格如果用在县级单位时，其标题就应改写成××县×××统计表。” 2．遇到无标题或档案名称称作标题的档案，则要根据档案的内容拟制一个简明确切的标题。 3．有的档案虽有标题，但要加上一个副标题才比较确切，使人一目了然。 4．对文字太长的标题，在不影响档案愿意的情况下，可以 当简略，使人一看就懂。 卡片分类后，要根据一定的方法固定类内每张卡片的前后次序和排列的位置，保持档案之间的历史关系，使之有目可查。每个单位每年所编制的卡片格式 要 ，这样才不会失散，同时又便于查找利用。档案卡片的排列主要是指属类与小类内档案卡片的排列，可按类——属类——小类(问题)——年度——作者——时间的顺序排列。这样排列，同一性质的档案集中在一起，便于迅速、准确地查找。在同一年度里，卡片排列的次序习惯是：先上级后平级再下级；先党委后行政；先 机关后业务部门。卡片经过排列，位置固定后放进卡片柜，并设属类、小类、问题或年度、作者等的索引卡，最后拟写一个“查阅需知”。这样，既能克服档案保管、利用的混乱现象，又保证了档案卡片的编制质量。制度管理
要建立档案借阅、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。 建立档案借阅、传递、归档制度一般包括下列内容： 1．建立档案借阅簿。即把各种档案分门别类、有科有目地编排成簿，以便于阅览时查找。 2．借阅档案要注意以下几点： (1)认真。无论何人、何故、何时借档案或资料，不管再急、再忙，都要在“借阅簿”上一丝不苟地履行登记、签字手续。 (2)严密。规定借阅时间，控制“密级”档案阅知范围。特别对标有“密级”档案的外借，应随时请示 ，借出前要当面交待注意事项。 (3)勤查。对所管理的档案一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一有问题就主动、及时上报，求得迅即解决。 3．列明本簿所属档案仅供何人何时查阅。